Politique de confidentialité
Vocca attache une grande importance à la protection de vos données personnelles et au respect de votre vie privée. Cette politique vise à vous informer de nos pratiques concernant la collecte, le traitement et le partage des données que vous nous fournissez.
Préambule
Nous considérons vos données personnelles comme des informations confidentielles auxquelles nous accordons une attention particulière.
Les données personnelles comprennent notamment :
votre nom,
votre numéro de téléphone,
votre adresse électronique,
votre adresse IP,
toute autre donnée communiquée directement par vous ou générée par votre navigation.
Conformément aux obligations légales et réglementaires, nous collectons, utilisons, partageons et conservons ces informations dans des conditions de sécurité renforcées et pour des durées limitées, proportionnelles aux finalités pour lesquelles vous nous les avez communiquées.
Table des matières
Collecte de données
Nature des données et finalités du traitement
Transmission de données à caractère personnel à des tiers
3.1 Sous-traitants
3.2 Autorités nationales
Transfert de données personnelles en dehors de l’Union européenne
Période de conservation des données
Droits des personnes concernées
Sécurité informatique
7.1 Principe général
7.2 Gestion des violations de la sécurité
Modification de la politique de protection de la vie privée
Contact
Gestion des cookies
10.1 Qu’est-ce qu’un cookie ?
10.2 Pourquoi Vocca utilise-t-elle des cookies ?
10.3 Informations collectées par les cookies
10.4 Réglages des préférences
1. Collecte de données
Vous nous confiez le traitement de vos données et nous nous efforçons d’être transparents sur la manière dont nous les collectons.
Nous recueillons les données que vous fournissez lorsque vous utilisez nos services en ligne, en particulier lorsque vous :
Parcourez et consultez notre site ;
Demandez une démonstration du produit ;
Renseignez vos informations pour nous contacter ;
Renseignez vos informations pour rejoindre nos équipes ;
Utilisez notre plateforme de gestion Vocca ;
Utilisez notre solution de Voicebot.
Nous ne collectons jamais automatiquement votre adresse e-mail sans action volontaire de votre part.
Certaines informations sont obligatoires, signalées par un astérisque lors d’une demande de démonstration. Sans elles, nous ne pourrons pas traiter votre demande.
2. Nature des données et finalités du traitement
Les données sont utilisées selon les finalités que vous avez vous-même déclenchées, reposant sur l’une des bases légales suivantes :
Exécution des services ;
Consentement ;
Intérêts légitimes ;
Obligation légale, réglementaire, judiciaire ou administrative.
Finalités détaillées
Objectif : Répondre à une demande de démonstration
Données : Nom, Prénom, Email professionnel, Numéro de téléphone professionnel, Société
Base légale : Intérêt légitime du Responsable de Traitement (Vocca)
Objectif : Répondre à une demande de contact
Données : Identité, téléphone professionnel, email professionnel, société, objet de la demande, historique
Base légale : Intérêt légitime du Responsable de Traitement (Vocca)
Objectif : Répondre à une candidature professionnelle
Données : Identité, contacts, réseaux sociaux, salaire souhaité, ville, CV, informations de carrière
Base légale : Intérêt légitime du Responsable de Traitement (Vocca)
Objectif : Gestion des prospects et clients B2B
Données : Identité, téléphone pro, email pro, société, poste
Base légale : Intérêt légitime du Responsable de Traitement (Vocca)
Objectif : Devis, facturation, contrat
Données : Identité, coordonnées professionnelles, société, poste, SIREN/SIRET
Base légale : Mesures précontractuelles / contractuelles
Objectif : Fonctionnement du voicebot
Données : Nom, prénom, téléphone, email, date de naissance, enregistrement vocal, transcription, date/heure/lieu du rendez-vous, nom du praticien, objet du rendez-vous
Base légale : Déterminée par le client (Vocca = Sous-traitant)
Transmission de données à caractère personnel à des tiers
Vos données personnelles, collectées par le biais de nos services, peuvent être transmises à des tiers dans les limites prévues par les dispositions en vigueur et conformément à la présente politique.
3.1 Sous-traitants
Vos données personnelles peuvent être transmises à des prestataires de services externes qui les traitent en notre nom, selon nos instructions. La transmission de vos données à nos sous-traitants est supervisée pour assurer la sécurité de vos données. Il s'agit notamment de sociétés tierces fournissant des services d'assistance, de fournisseurs de services technologiques, etc.
3.2 Autorités nationales
Afin de respecter les obligations légales, réglementaires, judiciaires ou administratives ou de
répondre aux demandes des autorités administratives et judiciaires, nous pouvons être
amenés à communiquer vos données à ces autorités chaque fois que nous y sommes
légalement obligés.
Transfert de données personnelles en dehors de l'union européenne
Par défaut, vos données sont hébergées dans l’UE.
Dans certains cas, après information préalable du client utilisateur, Vocca peut recourir à des sous-traitants situés en dehors de l’EEE afin de répondre à un besoin spécifique lié à la prestation fournie, et ainsi occasionner des transferts de données personnelles en dehors de l’EEE.
Ces transferts sont encadrés par :
Décisions d’adéquation (art. 45 RGPD)
Clauses contractuelles types (art. 46 RGPD)
Garanties appropriées prévues au Chapitre V du RGPD
Période de conservation des données
5.1 Clients
Nous conservons les données pendant la durée de notre relation commerciale et pendant un maximum de 3 ans après la dernière interaction avec le client. Les données relatives aux opérations de facturation sont conservées pendant 10 ans conformément à nos obligations légales. Outre la durée de conservation de vos données, celles-ci ne seront plus utilisées pour vous envoyer des sollicitations commerciales par courrier électronique au-delà d'une période de trois ans à compter de votre dernière interaction avec nous.
5.2 Prospects
Nous conservons les données pendant un maximum de trois ans après la dernière interaction avec le prospect qui a manifesté de l'intérêt pour nos produits et/ou services.
5.3 Utilisateurs finaux d’un Voicebot Vocca
La durée maximale de conservation des données à caractère personnel des utilisateurs qui conversent avec un Voicebot fourni par Vocca est de :
6 mois pour les enregistrements audio
5 ans pour les autres données
Il s’agit ici de durées maximales. Le Client en sa qualité de Responsable de Traitement définit la durée de conservation appropriée au regard des finalités poursuivies par le traitement.
Droits des personnes concernées
L’utilisation de vos données est possible :
soit en raison de l’exécution et du suivi de nos relations contractuelles,
soit parce que vous y avez expressément consenti,
soit pour répondre à nos intérêts légitimes,
soit pour satisfaire à une obligation légale.
Vous disposez à tout moment des droits suivants sur vos données personnelles :
droit d’accès,
droit de portabilité,
droit de rectification,
droit d’effacement,
droit à la limitation du traitement.
Vous pouvez exercer ces droits dans les conditions prévues par les dispositions légales et réglementaires en effectuant une demande par courrier électronique à : dpo@vocca.ai.
Vous pouvez également :
vous opposer, pour des raisons légitimes, à ce que vos données personnelles soient traitées ou stockées dans nos fichiers clients lorsque le traitement est fondé sur l’intérêt légitime de Vocca ;
exercer votre droit d’opposition à la prospection sans avoir à justifier d’un motif légitime.
Si vous nous avez donné votre consentement pour utiliser vos données, par exemple pour vous envoyer des lettres d’information, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment.
Si, pour quelque raison que ce soit, vous estimez que notre réponse n’est pas satisfaisante, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés), autorité responsable de la protection des données personnelles en France, via le lien suivant : https://www.cnil.fr/fr/plaintes.
7. Sécurité informatique
7.1 Principe général
Nous mettons en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité, l'intégrité et la confidentialité de vos données à caractère personnel et empêcher toute destruction, perte, altération, divulgation, intrusion ou accès non autorisé à ces données, que ce soit de manière accidentelle ou illégale.
7.2 Gestion des violations de la sécurité
Nous avons mis en place une procédure de prévention, de gestion et de correction des failles de sécurité, ainsi que de notification des violations de données à caractère personnel, conformément aux dispositions légales et réglementaires.
Cette procédure nous permet :
de remédier efficacement aux vulnérabilités,
de gérer les violations potentielles de données à caractère personnel,
d’assurer une notification conforme aux exigences du RGPD.
Nous nous engageons à :
notifier les cas de violation de données à caractère personnel dans les meilleurs délais,
notifier ces violations au plus tard 72 heures après en avoir pris connaissance à l’autorité de contrôle compétente, la CNIL, lorsque la violation est susceptible d’entraîner un risque pour vos droits et libertés,
vous informer dans les meilleurs délais lorsqu’une violation est susceptible d’entraîner un risque élevé pour vos droits et libertés.
Nous vous communiquerons également les mesures prises pour remédier à la violation de vos données, y compris les mesures visant à en atténuer les conséquences.
8. Modification de la politique de protection de la vie privée
Nous pouvons être amenés à modifier cette politique.
S'il s'avère que ces modifications peuvent entraîner une réduction de vos droits, nous vous en informerons directement par le biais des moyens de contact que vous nous avez fournis.
9. Contact
Pour toute question, vous pouvez contacter notre service clientèle à l'adresse contact@vocca.ai. En outre, vous pouvez également écrire à l'adresse dpo@vocca.ai, spécifiquement destinée à traiter les sujets suivants :
Déposer une plainte concernant la politique de protection de la vie privée et la confidentialité
Questions concernant la présente politique de protection de la vie privée et la confidentialité
10. Gestion de cookies
10.1 Qu'est-ce qu'un cookie ?
Un cookie est un fichier déposé sur votre terminal (ordinateur, mobile ou tablette) lors de la visite d’un site ou de la consultation d’une publicité.
Il a pour but :
de collecter des informations relatives à votre navigation,
de vous adresser des services et offres adaptés à votre terminal,
de vous proposer des contenus en lien avec vos centres d’intérêt.
Lorsque vous visitez notre site web pour la première fois :
des cookies peuvent être placés, sous réserve des choix que vous avez exprimés concernant les cookies ;
nous vous informons de ce dépôt via la bannière d’information affichée sur la page consultée.
Vos choix ne sont pas définitifs et peuvent être modifiés à tout moment en ajustant vos paramètres de dépôt de cookies.
10.2 Pourquoi Vocca utilise-t-elle des cookies ?
Les cookies ont différentes finalités et enregistrent et/ou lisent des fichiers pour obtenir des informations relatives à votre interaction avec le site, notamment votre navigation et votre comportement. Dans ce cadre, sous réserve de votre accord et/ou du paramétrage de votre appareil, Vocca collecte et traite tout ou partie des informations détaillées ci-dessous :
Cookies fonctionnels indispensables à la navigation
Ces cookies permettent de :
mémoriser votre choix concernant le placement des cookies,
mémoriser les données relatives aux comptes clients,
assurer l’enregistrement du panier d’achat, etc.
Cookies marketing
Nous pouvons faire appel à des sociétés partenaires pour permettre :
l’affichage de publicités,
l’affichage de contenus ciblés en fonction de vos centres d’intérêt,
la mise en avant de produits susceptibles de vous intéresser, affichés sur d’autres sites lors de votre navigation sur Internet (bannières publicitaires).
Cookies d’analyse et de mesure d’audience
Nous pouvons également inclure et collecter des informations permettant de :
réaliser des analyses,
mesurer l’audience et les visites sur nos sites web,
établir des statistiques,
effectuer des contrôles dans le but d’optimiser nos services et/ou d’améliorer la connaissance des clients.
Liste détaillée des cookies utilisés
Nom du cookie : AWSALBTG
Catégorie : Nécessaire
Finalité : Cookie de Load Balancing d’AWS qui permet de maintenir une session persistante en dirigeant un client vers le même groupe de serveurs.
Durée de conservation : 7 jours
Nom du cookie : AWSALBTGCORS
Catégorie : Nécessaire
Finalité : Cookie de Load Balancing d’AWS qui permet de garantir que les demandes de pages des visiteurs sont acheminées vers le même serveur dans n’importe quelle session de navigation.
Durée de conservation : 7 jours
Nom du cookie : tf_respondent_cc
Catégorie : Nécessaire
Finalité : Cookie utilisé pour permettre aux utilisateurs de Typeform de donner l’option d’accepter ou de refuser les cookies dans le formulaire.
Durée de conservation : 6 mois
Nom du cookie : _cf_bm
Catégorie : Nécessaire
Finalité : Cookie utilisé par CloudFlare pour détecter et limiter le trafic des robots.
Durée de conservation : Session
Nom du cookie : attribution_user_id
Catégorie : Statistique
Finalité : Cookie utilisé par Typeform afin de mener des analyses anonymes sur les clients.
Durée de conservation : 1 an
Nom du cookie : _ga
Catégorie : Statistique
Finalité : Cookie Google Analytics qui permet de distinguer les utilisateurs uniques en leur attribuant un identifiant généré aléatoirement. Utilisé pour calculer les données relatives aux visiteurs, sessions et campagnes pour les rapports d’analyse du site.
Durée de conservation : 1 an et 1 mois
Nom du cookie : _ga_MKNVXHKG
Catégorie : Statistique
Finalité : Cookie utilisé par Google Analytics pour conserver l’état de la session.
Durée de conservation : 1 an et 1 mois
Nom du cookie : _ga_NYYBGLSXYD
Catégorie : Statistique
Finalité : Cookie utilisé par Google Analytics pour conserver l’état de la session.
Durée de conservation : 1 an et 1 mois
Nom du cookie : _gcl_au
Catégorie : Marketing
Finalité : Cookie utilisé par Google Ads pour mesurer l’efficacité des campagnes publicitaires.
Durée de conservation : 3 mois
Nom du cookie : intercom-device-id-ra7oz01b
Catégorie : Nécessaire
Finalité : Ce cookie enregistre l’ID de l’appareil de l’utilisateur pour la messagerie Intercom.
Durée de conservation : 9 mois
Nom du cookie : intercom-id-ra7oz01b
Catégorie : Nécessaire
Finalité : Cookie d’identification de visiteur anonyme reçu lors des visites sur le site.
Durée de conservation : 9 mois
Nom du cookie : intercom-session-ra7oz01b
Catégorie : Nécessaire
Finalité : Ce cookie suit les données de session de l’utilisateur pour la messagerie Intercom.
Durée de conservation : 7 jours
10.3 Quelles sont les informations collectées par les cookies ?
Des informations sur votre navigation sur notre site :
Statistiques sur la consultation des différentes pages de notre site (telles que la catégorie de biens ou de services présentés sur les pages que vous visitez, le temps que vous y passez, etc). Le chemin URL complet vers, via et à partir de notre site.
10.4 Réglages des préférences
Vous disposez de plusieurs options pour définir vos préférences en matière de cookies.
Vous pouvez configurer les cookies de la manière suivante :
En configurant directement votre navigateur (Internet Explorer, Chrome, Safari, Mozilla, etc.) pour que les cookies soient enregistrés ou rejetés ;
En cliquant sur la politique de cookies sur le bandeau cookies ou dans les paramètres cookies en bas de page.