Politique de confidentialité

Vocca attache une grande importance à la protection de vos données personnelles et au respect de votre vie privée. Cette politique vise à vous informer de nos pratiques concernant la collecte, le traitement et le partage des données que vous nous fournissez.

Préambule

Nous considérons vos données personnelles comme des informations confidentielles auxquelles nous accordons une attention particulière. Les données personnelles comprennent toutes les données qui permettent de vous identifier directement ou indirectement, y compris votre nom, votre numéro de téléphone, votre adresse électronique, votre adresse IP, ainsi que toute autre donnée communiquée directement par vous, notamment sur notre site web ou générée par votre navigation. Conformément aux obligations légales et réglementaires, nous collectons, utilisons, partageons et conservons ces informations dans des conditions de sécurité renforcées et pour des durées limitées, proportionnelles aux finalités pour lesquelles vous nous les avez communiquées.

Table des matières

1. Collecte de données

2. Nature des données et finalités du traitement de données

3. Transmission de données à caractère personnel à des tiers
   3.1 Sous-traitants
   3.2 Autorités nationales

4. Transfert de données personnelles en dehors de l'union européenne

5. Période de conservation des données

6. Droits des personnes concernées

7. Sécurité informatique
   7.1 Principe général
   7.2 Gestion des violations de la sécurité

8. Modification de la politique de protection de la vie privée

9. Contact

10. Gestion des cookies
    10.1 Qu'est-ce qu'un "cookie" ?
    10.2 Pourquoi Vocca utilise-t-elle des cookies ?
    10.3 Quelles sont les informations collectées par les cookies ?
    10.4 Réglages des préférences

1. Collecte de données
   
   Vous nous confiez le traitement de vos données et nous nous efforçons d'être transparents sur la manière dont nous les collectons. Nous recueillons les données que vous fournissez lorsque vous utilisez nos services en ligne, en particulier lorsque vous :
    Parcourez et consultez notre site ;
    Demander une démonstration du produit ;
    Renseignez vos informations pour nous contacter ;
    Renseignez vos informations pour rejoindre nos équipes
    Utilisez notre plateforme de gestion Vocca
    Utilisez notre solution de Voicebot

En aucun cas nous ne collectons automatiquement l'adresse électronique des visiteurs sans qu'ils ne nous la communiquent délibérément. Par ailleurs, certaines informations requises lors d'une demande de démonstration sont obligatoires et sont signalées par un astérisque. Leur collecte est indispensable au traitement de votre demande. Par conséquent, si vous ne répondez pas, nous ne pourrons pas traiter votre demande.

2. Nature des données et finalités du traitement de données

Nous utilisons vos données personnelles en fonction des finalités pour lesquelles vous nous les avez transmises, qui sont fondées sur une ou plusieurs des bases juridiques suivantes :
 L'exécution des services que nous vous offrons ;
 Votre consentement ;
 Nos intérêts légitimes ;
 Une obligation légale, réglementaire, judiciaire ou administrative.

Objectif : Répondre à une demande de démonstration du produit

Données : Nom, Prénom, Adresse électronique professionnelle, Numéro de téléphone professionnel, Société
Base légale : Intérêt légitime du Responsable de Traitement (Vocca)

Objectif : Répondre à une demande de contact ou question (formulaire, chat, email, etc.)

Données : Nom, Prénom, Numéro de téléphone professionnel, Adresse électronique professionnelle, Société, Objet de la demande, Historique des demandes
Base légale : Intérêt légitime du Responsable de Traitement (Vocca)

Objectif : Répondre à une candidature professionnelle

Données : Nom, Prénom, Numéro de téléphone professionnel, Adresse électronique, Liens vers les réseaux sociaux, Salaire souhaité, Ville, CV, Informations liées à la carrière
Base légale : Intérêt légitime du Responsable de Traitement (Vocca)

Objectif : Gestion des prospects et clients B2B

Données : Nom, Prénom, Numéro de téléphone professionnel, Adresse électronique professionnelle, Société, Poste
Base légale : Intérêt légitime du Responsable de Traitement (Vocca)

Objectif : Devis, facturation, contrat

Données : Nom, Prénom, Numéro de téléphone professionnel, Adresse électronique professionnelle, Société, Poste, SIREN/SIRET
Base légale : Mesures précontractuelles ou contractuelles

Objectif : Fonctionnement du voicebot fourni aux clients de Vocca

Données : Nom, Prénom, Numéro de téléphone, Email, Date de naissance, Enregistrement vocal, Transcription texte, Date/Heure/Lieu du rendez-vous, Nom du praticien, Objet du rendez-vous
Base légale : Déterminée par le client utilisateur de Vocca (Responsable de Traitement). Vocca agit en qualité de Sous-traitant.

3. Transmission de données à caractère personnel à des tiers

   Vos données personnelles, collectées par le biais de nos services, peuvent être transmises à des tiers dans les limites prévues par les dispositions en vigueur et conformément à la présente politique.

   3.1 Sous-traitants
   Vos données personnelles peuvent être transmises à des prestataires de services externes qui les traitent en notre nom, selon nos instructions. La transmission de vos données à nos sous-traitants est supervisée pour assurer la sécurité de vos données. Il s'agit notamment de sociétés tierces fournissant des services d'assistance, de fournisseurs de services technologiques, etc.
   
   3.2 Autorités nationales
   Afin de respecter les obligations légales, réglementaires, judiciaires ou administratives ou de
   répondre aux demandes des autorités administratives et judiciaires, nous pouvons être
   amenés à communiquer vos données à ces autorités chaque fois que nous y sommes
   légalement obligés.

   
   

4. Transfert de données personnelles en dehors de l'union européenne

Vos données personnelles sont traitées et hébergées sur des serveurs situés dans l'Union européenne. Dans certains cas, après information préalable du client utilisateur, Vocca peut recourir à des sous-traitants situés en dehors de l’EEE afin de répondre à un besoin spécifique lié à la prestation fournie, et ainsi occasionner des transferts de données personnelles en dehors de l’EEE. Nous prendrons dès lors toutes les mesures nécessaires pour assurer la sécurité de vos données et le respect des obligations légales et réglementaires, notamment par la signature de clauses contractuelles types. Nous veillerons à ce qu'elles soient protégées de la même manière que si elles étaient utilisées au sein de l'Union européenne.

5. Période de conservation des données

5.1 Clients
Nous conservons les données pendant la durée de notre relation commerciale et pendant un maximum de 3 ans après la dernière interaction avec le client. Les données relatives aux opérations de facturation sont conservées pendant 10 ans conformément à nos obligations légales. Outre la durée de conservation de vos données, celles-ci ne seront plus utilisées pour vous envoyer des sollicitations commerciales par courrier électronique au-delà d'une période de trois ans à compter de votre dernière interaction avec nous.

5.2 Prospects
Nous conservons les données pendant un maximum de trois ans après la dernière interaction avec le prospect qui a manifesté de l'intérêt pour nos produits et/ou services.

5.3 Utilisateurs finaux d’un Voicebot Vocca
La durée maximale de conservation des données à caractère personnel des utilisateurs qui conversent avec un Voicebot fourni par Vocca est de :

• 6 mois pour les enregistrements audio

• 5 ans pour les autres données
  Il s’agit ici de durées maximales. Le Client en sa qualité de Responsable de Traitement définit la durée de conservation appropriée au regard des finalités poursuivies par le traitement.

6. Droits des personnes concernées

L'utilisation de vos données est possible soit en raison de l'exécution et du suivi de nos relations contractuelles, soit parce que vous y avez expressément consenti, et pour répondre à nos intérêts légitimes ou à une obligation légale. Toutefois, vous disposez à tout moment d'un droit d'accès, de portabilité, de rectification et d'effacement de vos données ou de limitation de leur traitement. Vous pouvez exercer ces droits vous concernant dans les conditions prévues par les dispositions légales et réglementaires en effectuant une demande par courrier électronique à : dpo@vocca.ai. Vous pouvez également vous opposer, pour des raisons légitimes, à ce que vos données personnelles soient traitées ou stockées dans nos fichiers clients lorsque le traitement est basé sur l’intérêt légitime de Vocca. En ce qui concerne la prospection, vous pouvez exercer votre droit d'opposition au traitement de vos données sans avoir à justifier d'un motif légitime. Si vous nous avez donné votre consentement pour utiliser vos données, par exemple pour vous envoyer des lettres d'information, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Si, pour quelque raison que ce soit, vous estimez que notre réponse n'est pas satisfaisante, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés), responsable de la protection des données personnelles sur
le territoire français, via le lien suivant : https://www.cnil.fr/fr/plaintes.

7. Sécurité informatique

7.1 Principe général
Nous mettons en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité, l'intégrité et la confidentialité de vos données à caractère personnel et empêcher toute destruction, perte, altération, divulgation, intrusion ou accès non autorisé à ces données, que ce soit de manière accidentelle ou illégale.

7.2 Gestion des violations de la sécurité
Nous avons mis en place une procédure de prévention, de gestion et de correction des failles de sécurité, ainsi que de notification des violations de données à caractère personnel, conformément aux dispositions légales et réglementaires. Cette procédure nous permet de remédier efficacement aux vulnérabilités et aux violations potentielles de données à caractère personnel. Nous nous engageons à notifier les cas de violation de données à caractère personnel dans les meilleurs délais, et au plus tard 72 heures après en avoir pris connaissance, à l'autorité de contrôle compétente, la CNIL, si la violation en question est susceptible d'entraîner un risque pour vos droits et libertés. Nous nous engageons également à vous informer dans les meilleurs délais lorsque cette violation est susceptible d'entraîner un risque élevé pour vos droits et libertés. Nous vous communiquerons également les mesures prises pour remédier à la violation de vos données, y compris les mesures visant à en atténuer les conséquences.

8. Modification de la politique de protection de la vie privée

Nous pouvons être amenés à modifier cette politique. S'il s'avère que ces modifications peuvent entraîner une réduction de vos droits, nous vous en informerons directement par le biais des moyens de contact que vous nous avez fournis.

9. Contact

Pour toute question, vous pouvez contacter notre service clientèle à l'adresse contact@vocca.ai. En outre, vous pouvez également écrire à l'adresse dpo@vocca.ai, spécifiquement destinée à traiter les sujets suivants :
 Déposer une plainte concernant la politique de protection de la vie privée et la confidentialité
 Questions concernant la présente politique de protection de la vie privée et la confidentialité

10. Gestion des cookies

10.1 Qu'est-ce qu'un "cookie" ?
Un cookie est un fichier déposé sur votre terminal (ordinateur, mobile ou tablette) lors de la visite d'un site ou de la consultation d'une publicité. Il a pour but de collecter des informations relatives à votre navigation et de vous adresser des services et offres adaptés à votre terminal et à vos centres d'intérêt.
Lorsque vous visitez notre site web pour la première fois, des cookies peuvent être placés, sous réserve des choix que vous avez exprimés concernant les cookies. Nous vous informons du placement de ces cookies via la bannière d'information qui apparaît sur la page web consultée. Vos choix ne sont pas définitifs et peuvent être modifiés à tout moment en ajustant vos paramètres de dépôt de cookies.

10.2 Pourquoi Vocca utilise-t-elle des cookies ?
Les cookies ont différentes finalités et enregistrent et/ou lisent des fichiers pour obtenir des informations relatives à votre interaction avec le site, notamment votre navigation et votre comportement. Dans ce cadre, sous réserve de votre accord et/ou du paramétrage de votre appareil, Vocca collecte et traite tout ou partie des informations détaillées ci-dessous :
 Cookies fonctionnels indispensables à la navigation
Ces cookies permettent de mémoriser votre choix concernant le placement des cookies, les données relatives aux comptes clients, l'enregistrement du panier d'achat, etc.
 Cookies marketing
Nous pouvons faire appel à des sociétés partenaires pour permettre l'affichage de publicités, de contenus ciblés proposés en fonction de vos centres d'intérêt, de produits que vous aimez qui seront affichés sur d'autres sites lors de votre navigation sur Internet (bannières publicitaires).
 Cookies d'analyse et de mesure d'audience
Nous pouvons également inclure et collecter des informations pour permettre des analyses, mesurer l'audience et les visites sur nos sites web, établir des statistiques et effectuer des contrôles dans le but d'optimiser nos services et/ou d'améliorer la connaissance des clients.

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Finalité : Cookie de Load Balancing d’AWS qui permet de maintenir une session persistante en dirigeant un client vers le même groupe de serveurs.
Durée de conservation : 7 jours

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Catégorie : Nécessaire
Finalité : Cookie de Load Balancing d’AWS qui permet de garantir que les demandes de pages des visiteurs sont acheminées vers le même serveur dans n'importe quelle session de navigation.
Durée de conservation : 7 jours

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Catégorie : Nécessaire
Finalité : Cookie utilisé pour permettre aux utilisateurs de Typeform de donner l’option d’accepter ou de refuser les cookies dans le formulaire.
Durée de conservation : 6 mois

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Catégorie : Nécessaire
Finalité : Cookie utilisé par CloudFlare pour détecter et limiter le trafic des robots.
Durée de conservation : Session

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Durée de conservation : 1 an

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Finalité : Cookie Google Analytics qui permet de distinguer les utilisateurs uniques en leur attribuant un identifiant généré aléatoirement. Utilisé pour calculer les données relatives aux visiteurs, sessions et campagnes pour les rapports d’analyse du site.
Durée de conservation : 1 an et 1 mois

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Durée de conservation : 1 an et 1 mois

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Catégorie : Statistique
Finalité : Cookie utilisé par Google Analytics pour conserver l’état de la session.
Durée de conservation : 1 an et 1 mois

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Catégorie : Nécessaire
Finalité : Ce cookie suit les données de session de l’utilisateur pour la messagerie Intercom.
Durée de conservation : 7 jours

10.3 Quelles sont les informations collectées par les cookies ?
Des informations sur votre navigation sur notre site :
 Statistiques sur la consultation des différentes pages de notre site (telles que la catégorie de biens ou de services présentés sur les pages que vous visitez, le temps que vous y passez, etc). Le chemin URL complet vers, via et à partir de notre site.

10.4 Réglages des préférences
Vous disposez de plusieurs options pour définir vos préférences en matière de cookies. 

Vous pouvez configurer les cookies de la manière suivante :
 En configurant directement votre navigateur (Internet Explorer, Chrome, Safari, Mozilla, etc.) pour que les cookies soient enregistrés ou rejetés ;
 En cliquant sur la politique de cookies sur le bandeau cookies ou dans les paramètres cookies en bas de page.