Quand on gère 14 salles d'imagerie avec seulement 6 secrétaires, le téléphone ne cesse jamais de sonner. Et au service de radiologie de l'hôpital Sainte-Camille, cette réalité était devenue un véritable problème.

Le point de rupture : quand le volume d'appels dépasse les capacités

Avant Vocca, le service était pris dans un cycle frustrant. Les patients appelaient pour prendre des rendez-vous d'imagerie ou poser des questions sur leurs examens à venir. Mais avec des secrétaires déjà en ligne ou occupées à gérer les patients sur place, près de la moitié de ces appels restaient simplement sans réponse.

L'impact se faisait ressentir partout :

• Pour les patients : De longues attentes, des tentatives répétées pour joindre quelqu'un, et une frustration croissante

• Pour le personnel : Un sentiment constant de retard. Les secrétaires savaient que des appels restaient sans réponse, mais elles étaient déjà débordées entre la gestion des rendez-vous, la coordination avec les radiologues et l'accueil des patients dans le service.

L'équipe avait besoin d'aide, mais ne pouvait recruter une nouvelle secrétaire. Il fallait trouver un moyen de gérer ce volume sans sacrifier la qualité des interactions avec les patients.

Une solution simple qui fonctionne vraiment

Sainte-Camille a décidé de tester l'assistant vocal IA de Vocca pour son service de radiologie.

L'équipe était naturellement prudente, le secteur de la santé étant complexe et les rendez-vous de radiologie nécessitant des informations précises et une coordination minutieuse.

La mise en place s'est avérée plus simple que prévu.

• Vocca s'est intégré directement au logiciel médical existant du service, permettant ainsi la synchronisation automatique des prises de rendez-vous, des modifications et des données patients.

• Pas de changement majeur dans les processus, pas de formation compliquée, juste un système qui a commencé à traiter les appels dès le premier jour.

Maintenant, quand les patients appellent, Vocca décroche immédiatement.

L'IA gère l'intégralité de la conversation :

• prise de rendez-vous,

• réponses aux questions courantes sur la préparation aux examens,

• informations sur l'accès

• confirmation des détails du rendez-vous...

Pour tout cas complexe ou inhabituel, le système transfère l'appel de manière fluide vers un membre du personnel.

Ce que l'équipe en pense vraiment

Fanny Naso, cadre de santé du service de radiologie, constate la différence au quotidien :

« Depuis la mise en place de Vocca, on arrive à répondre à beaucoup plus d'appels, on a moins de frustration et beaucoup plus de satisfaction. Vocca nous a vraiment aidés et nous permet de travailler dans de bien meilleures conditions. »

Les résultats : des chiffres qui parlent d'eux-mêmes

La transformation a été spectaculaire :

• 100 % des appels sont maintenant traités contre la moitié auparavant. Chaque patient qui appelle obtient une réponse immédiate.
  
  

• 80 % des appels entièrement automatisés : l'IA gère l'interaction complète du début à la fin, y compris les confirmations de rendez-vous et les rappels.
  
  

• Plus de 4 heures économisées par secrétaire, chaque jour : soit plus de 24 heures de capacité libérée pour l'équipe quotidiennement, ou environ 500 heures par mois.

Mais les chiffres ne racontent qu'une partie de l'histoire. Le véritable changement, c'est l'atmosphère. Le service est plus calme. Le personnel n'est plus constamment stressé par les appels manqués. Les patients ne sont plus frustrés par des sonneries interminables. Tout le monde a plus de temps pour se concentrer sur ce qui compte vraiment : offrir des services d'imagerie de qualité et prendre soin des patients.

Pourquoi c'est important pour les services hospitaliers

L'expérience de Sainte-Camille montre quelque chose d'important : la technologie vocale IA n'est pas réservée aux centres d'appels ou aux entreprises tech. Elle fonctionne dans des environnements de santé complexes où la précision, l'empathie et l'intégration aux systèmes existants sont essentielles.

Si votre service hospitalier fait face à une pression téléphonique croissante, à l'épuisement du personnel ou à l'insatisfaction des patients due aux appels manqués, Vocca peut obtenir les mêmes résultats que ceux obtenus à Sainte-Camille.

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